Stadgar

Innehållsförteckning

§ 1 Namn och organisationstillhörighet
1.1 Föreningens namn
1.2 Internationell tillhörighet

§ 2 Föreningens syfte
2.1 Inriktning
2.2 Inre arbete
2.3 Arbete mot leverantörer

§ 3 Medlemskap och dess upphörande, medlemsavgifter
3.1 Fullt medlemskap
3.2 Begränsat medlemskap
3.3 Medlemskaps upphörande
3.4 Uteslutning
3.5 Medlemsavgift
3.6 Medlemsregister

§ 4 Medlemsrepresentation
4.1 Fullvärdig medlem
4.2 Begränsat medlemskap

§ 5 Föreningsorganisation och förvaltning
5.1 Föreningsorganisation
5.2 Firmateckning
5.3 Räkenskapsår
5.4 Dokumentation
  5.4.1 Möten och sammanträden
  5.4.2 Ekonomi
  5.4.3 Korrespondens
  5.4.4 Årsavslutning
  5.4.5 Årsplan
  5.4.6 Projektgrupper
  5.4.7 Seminarier, diskussionsträffar
5.5 Ersättningar

§ 6 Representation
6.1 Allmänt

§ 7 Medlemsmöten
7.1 Deltagare
7.2 Beslutsordning
7.3 Kallelse
7.4 Motion
7.5 Förslag
7.6 Motions- och förslagsbehandling
7.7 Årsmöte
7.8 Övriga medlemsmöten

§ 8 Styrelsen
8.1 Uppgift
8.2 Sammansättning
8.3 Arbetsfördelning
8.4 Arbetsordning
8.5 Beslut

§ 9 Projektgrupper
9.1 Uppgifter
9.2 Val av projektgruppsledare
9.3 Finansiering

§ 10 Revision
10.1 Revisionsarbetet
10.2 Revisorer
10.3 Årsredovisning och revision

§ 11 Valberedning
11.1 Uppgift
11.2 Sammansättning
11.3 Val

§ 12 Seminarier och övriga sammankomster
12.1 Förutsättning
12.2 Deltagande
12.3 Arrangerande
12.4 Ekonomi
12.5 Samordning

§ 13 Stadgeändring
13.1 Förutsättning
13.2 Beslutsordning
13.3 Giltighet

§ 14 Föreningens upplösning
14.1 Förutsättning
  14.1.1 Motion
  14.1.2 Bristande ekonomiska förutsättningar
14.2 Beslut
14.3 Avvecklingsorganisation
14.4 Genomförande
14.5 Ekonomi

Stadgar

1.1 Föreningens namn
Avaya användarförening

1.2 Internationell tillhörighet
Föreningen bör vara medlem i motsvarande internationell användarförening
TILLBAKA UPP

§ 2 Föreningens syfte

2.1 Inriktning
Föreningen arbetar ideellt för att tillvarata medlemmarnas erfarenheter av tele-, och datakommunikationssysten från Avaya och främja utvecklingen av dessa samt stödsystem till dem.

2.2 Inre arbete
Föreningen skall arbeta för utbyte av information och erfarenheter mellan medlemmarna, stödja medlemmarnas kompetensuppbyggnad samt stimulera utvecklings- och nyttjandeidéer.

2.3 Arbete mot leverantörer
Föreningen skall definiera och koordinera medlemmarnas krav, önskemål och synpunkter samt förmedla dessa till Avaya och deras distributörer. Föreningen skall vara mottagare av information från leverantörerna och förmedla information till medlemmarna.

TILLBAKA UPP

§ 3 Medlemskap och dess upphörande, medlemsavgifter

3.1 Medlemskap
Rätt till medlemskap har företag, institution, privat eller offentlig organisation, som hyr eller äger ett helt eller delar av produkter, stödsystem eller andra kommunikationssystem från Avaya.

3.2 Medlemskaps upphörande
Medlemskap upphör efter skriftlig uppsägning eller om medlemsavgift ej erlagts inom fastställd tid.

3.3 Uteslutning
Medlemsmöte kan utesluta medlem som verkat mot föreningens syfte, eller på annat sätt skadat föreningens verksamhet och inriktning.

3.4 Medlemsavgift
För deltagande i föreningens arbete skall medlem årligen erlägga av medlemsmöte fastställd medlemsavgift inom tid som bestäms av medlemsmöte.

3.5 Medlemsregister
Föreningen ska föra register över medlemmar och deras utsedda representanter. Ändamålet med registret är att möjliggöra kontakt mellan styrelsen och medlemmarna och mellan medlemmarna. Dessutom kan registret efter styrelsens beslut användas för att distribuera sådan information som bedöms vara till fördel för medlemmarna. Registret får inte lämnas ut till tredje person och på Internet ska det finnas på de lösenordsskyddade sidorna. I och med medlemskapet medger medlemmen och dess representant att uppgifter enligt medlemsansökan registreras och att dessa uppgifter även finns på föreningens Internetsidor (www.avayauser.se).

TILLBAKA UPP

§ 4 Medlemsrepresentation

4.1 Medlem
Juridisk person som är medlem utser representant och ersättare för denne. Representant kan väljas som styrelseledamot, revisor och till övriga uppdrag. Representant eller tjänstgörande ersättare har en röst vid medlemsmöte.

TILLBAKA UPP

§ 5 Föreningsorganisation och förvaltning

5.1 Föreningsorganisation
Föreningens organ är:
Årsmöte
Medlemsmöte
Styrelse
Revisorer
Valberedning
Projektgrupper
Föreningen bör dessutom verka genom arrangerande av seminarier eller andra arrangemang för föreningens syften.

5.2 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande eller kassör var för sig. Styrelsen kan skriftligen delegera firmateckningsrätt till annan styrelseledamot eller ledare för projektgrupp.

5.3 Räkenskapsår
Räkenskapsår är kalenderår.

5.4 Dokumentation

5.4.1 Möten och sammanträden
Medlemsmöten och styrelsemöten skall protokollföras. Protokoll skall vara utarbetat och justerat inom 30 dagar efter genomfört möte. Protokoll arkiveras i fem år.

5.4.2 Ekonomi
Föreningens ekonomi redovisas enligt god redovisningssed. Ekonomisk dokumentation arkiveras i enlighet med gällande lag och förordning.

5.4.3 Korrespondens
Korrespondens sparas i kronologisk ordning. Gallring sker efter avslutad revision. Korrespondens med anknytning till protokoll och räkenskaper arkiveras i enlighet med respektive regler.

5.4.4 Årsavslutning
Verksamhetsberättelse och bokslut avseende gånget redovisningsår skall vara upprättad före 31 mars. För revisionen upprättas revisionsberättelse senast 31 mars. Verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse arkiveras för framtiden, dock inte nödvändigtvis längre än tio år. Styrelsen beslutar om arkiveringsplats.

5.4.5 Årsplan
Förslag till verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår skall vara upprättade senast den 31 mars.

5.4.6 Projektgrupper
Projektgrupper rapporterar skriftligt enligt varje uppdrag.

5.4.7 Seminariet, Diskussionsträffar
Dokumentation från seminarierna läggs ut på föreningens webbplats.

5.5 Ersättningar
Styrelsen, inklusive adjungerade ledamöter, revisorer och deltagare i projektgrupper erhåller ersättning för omkostnader för resor och uppehälle enligt statlig norm.

TILLBAKA UPP

§ 6 Representation

6.1 Allmänt
Om ej annat överenskommits i särskilt fall representeras föreningen av ordföranden.

TILLBAKA UPP

§ 7 Medlemsmöten

7.1 Deltagare
Utöver medlemsrepresentanter och medlemsombud har ingen rätt att närvara.

7.2 Beslutsordning
Deltagande i beslutet är de vid mötet närvarande representanterna. Fullmaktsröstning tillämpas ej. Beslut fattas normalt genom acklamation. Om omröstning begärs skall den ske genom handuppräckning. Vid personval kan dock sluten omröstning förekomma om representant så begär. Vid omröstning gäller enkel majoritet, utom i fråga om stadgeändring, uteslutning eller föreningens upplösning, då beslut skall fattas med 2/3 majoritet.
Vid lika röstetal har sittande ordförande utslagsröst.

7.3 Kallelse
Kallelse till medlemsmöte skall sändas till representanter, ombud och enskild medlem senast 30 dagar före mötesdagen. Dagordning med kompletterande handlingar skall sändas senast 14 dagar före mötesdagen.

7.4 Motion
Motion kan avlämnas av medlem. Den ska vara styrelsen tillhanda senast 30 dagar före årsmötet för behandling och yttrande av styrelsen.

7.5 Förslag
Styrelsen, valberedningen och revisorerna lämnar skriftligt förslag till medlemsmöte.

7.6 Motions- och förslagsbehandling
Endast motioner och förslag enligt 7.4 och 7.5 kan tas upp till beslut vid medlemsmöte.

7.7 Årsmöte
Årsmöte skall hållas senast den 15 juni varje år och arrangeras av sittande styrelse. Mötet inleds av ordinarie ordförande. Från och med punkt 3 på dagordningen leds mötet av den särskilt utsedde. Vid mötet skall följande punkter behandlas:
1. Prövning av att förberedelser för mötet skett på stadgeenligt sätt
2. Val av ordförande för mötet
3. Val av sekreterare av mötet
4. Val av protokollsjusterare, tillika rösträknare
5. Genomgång av protokoll från föregående medlemsmöte
6. Styrelsens verksamhetsberättelse
7. Redogörelse för det ekonomiska resultatet
8. Revisionsberättelse
9. Fråga om ansvarsfrihet
10. Verksamhetsplan och budget för tiden fram till nästa årsmöte
11. Fastställande av medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår
12. Val av styrelse
- Ordförande för ett år
- Tre ledamöter för två år
- Tre suppleanter för ett år
13. Val av revisor
- En ordinarie för två år
- En suppleant för två år
- Eventuella fyllnadsval
14. Val av valberedning
- Sammankallande för ett år
- En ledamot för två år
- Eventuella fyllnadsval
15. Behandling av förslag och motioner
16. Avslutning

7.8 Övriga medlemsmöten
Medlemsmöte hålls på styrelsens förslag, enligt annat medlemsmötes uppdrag eller när revisorerna begär det. Sittande styrelse arrangerar mötet.

Vid mötet skall följande behandlas:
1. Prövning av att förberedelser för mötet skett på stadgeenligt sätt
2. Val av mötesordförande
3. Val av mötessekreterare
4. Val av två protokollsjusterare, tillika rösträknare
5. Genomgång av protokoll från föregående medlemsmöte
6. Behandling av förslag och motioner
7. Övriga frågor
8. Avslutning

TILLBAKA UPP

§ 8 Styrelsen

8.1 Uppgift
Styrelsen leder och ansvarar för föreningens arbete enligt medlemsmötes beslut och uppdrag, samt svarar för kontakter och information inåt och utåt.

8.2 Sammansättning
Styrelsen består av ordförande; vald av årsmötet för 1 år, sex ledamöter; valda bland medlemmarnas representanter.
För de ordinarie ledamöterna finns tre suppleanter. Hälften av de ordinarie ledamöterna väljs varje år, för en period av 2 år. Suppleanterna väljs för en period av 1 år.
Förutom ledamöter utsedda av årsmötet kan styrelsen adjungera till sig person med särskild kompetens.

8.3 Arbetsfördelning
Inom sig fördelar styrelsen följande uppdrag:
- Vice ordförande
- Kassör
- Sekreterare
- Kontaktperson för tekniska frågor
- Webbansvarig
...på sådant sätt att vice ordförande, kassör och sekreterare inte alla tre väljs för samma period. En ledamot kan ha flera uppgifter.

8.4 Arbetsordning
Ordförande leder styrelsens arbete. Styrelsen avgör i samråd hur arbetet läggs upp och vilket antal styrelsesammanträden som är lämpligt. Konstituerande möte skall dock hållas snarast efter årsmötet. Suppleanter bör ges möjlighet att deltaga i styrelsens arbete och styrelsemöten.

8.5 Beslut
Beslut fattas med enkel majoritet. Minst fyra ledamöter med rösträtt måste vara närvarande vid sammanträdet. Vid lika röstetal har mötesordförande utslagsröst.

TILLBAKA UPP

§ 9 Projektgrupper

9.2 Uppgifter
Styrelsen beslutar om tillsättande av projektgrupper samt arbetsområden för dessa.

9.2 Val av projektgruppsdeltagare
Deltagare i projektgrupp utses av styrelsen.

9.3 Finansiering
Kostnader för projektgrupp skall normalt finansieras inom föreningens budget. Om arbetet kan antas dra särskilt höga kostnader kan medlemsmöte besluta om särskild utdebitering.
Styrelsen kan besluta om att mottaga bidrag till projektgrupp från enskild medlem, Nortel eller annat företag som arbetar inom föreningens intresseområde.

TILLBAKA UPP

§ 10 Revision

10.1 Revisionsarbetet
För sitt arbete har revisorerna full tillgång till föreningens redovisning och dokumentation, samt rätt att närvara vid styrelse- och projektgruppsmöten.

10.2 Revisorer
För revision av styrelsens arbete skall finnas två revisorer. Årsmötet utser en revisor för en period av 2 år och en ersättare för denna.

10.3 Årsredovisning och revision
Förslag till verksamhetsberättelse och bokslut skall vara revisorerna tillhanda senast 31 mars.

TILLBAKA UPP

§ 11 Valberedning

11.1 Uppgift
Valberedningens ledamöter skall följa föreningens arbete och skall redovisa förslag, förankrade hos de berörda, till besättning av de poster som skall tillsättas av årsmötet.
Valberedningen skall dessutom vara beredd föreslå deltagare i projektgrupper.

11.2 Sammansättning
Valberedningen består av en sammankallande och två ordinarie ledamöter.

11.3 Val
Årsmötet utser sammankallande för ett år samt en ordinarie ledamot för två år.

TILLBAKA UPP

§ 12 Seminarier och övriga sammankomster

12.1 Förutsättning
För behandling av särskilt intressanta och omfattande frågor kan medlemsmöte besluta om anordnande av seminarier eller annan sammankomst.

12.2 Deltagande
Rätt att delta i sammankomster av seminariekaraktär har i första hand medlemmar som uppfyller kraven om medlemskap enligt § 3:1. Övriga intresserade får delta i mån av plats.

12.3 Arrangerande
Styrelsen arrangerar seminarier om medlemsmötet ej annat beslutar. Medlemsmöte kan besluta att seminariet skall anordnas av särskild projektgrupp.

12.4 Ekonomi
Öppna sammankomster av seminariekaraktär skall minst bära sina egna kostnader per kalenderår.

12.5 Samordning
Strävan skall vara att förlägga arrangemangen i anslutning till medlemsmöten.

TILLBAKA UPP

§ 13 Stadgeändring

13.1 Förutsättning
Stadgeändring kan aktualiseras genom motion eller förslag.

13.2 Beslutsordning
Ändring av dessa stadgar skall ske efter beslut på föreningens årsmöte eller medlemsmöte om minst 2/3-delar av de närvarande medlemmarna är ense om beslutet.
Förslag till stadgeändring skall bifogas möteshandlingarna.

13.3 Giltighet
Ändring är gällande från och med att beslutet enligt 13.2 fattats.

TILLBAKA UPP

§ 14 Föreningens upplösning

14.1 Förutsättning

14.1.1 Motion
Motion till medlemsmöte kan upptaga fråga om föreningens upplösning.

14.1.2 Bristande ekonomiska förutsättningar
Upplösning av föreningen får aktualiseras av styrelsen om antalet betalande medlemmar understiger en nivå som medger fortsatt arbete.

14.2 Beslut
Likalydande beslut om upplösning skall fattas med minst 2/3 majoritet vid två på varandra följande medlemsmöten, varav ett skall vara årsmöte.

14.3 Avvecklingsorganisation
Avvecklingen genomförs av den vid andra avvecklingsbeslutet sittande styrelsen eller av projektgrupp för avvecklingen, utsedd vid det sista medlemsmötet.

14.4 Genomförande
Pågående affärsengagemang avvecklas och avslutande balansräkning upprättas. Samlad dokumentation behandlas enligt avvecklingsansvariga bedömning.

14.5 Ekonomi
Eventuellt överskott överlämnas till medlemmarna.

TILLBAKA UPP

Rev. 2005-04-06